Na czym polega profesjonalna pomoc w przechowywaniu akt firmowych?
1 Comment 18363

Na czym polega profesjonalna pomoc w przechowywaniu akt firmowych?

Firma

Nawet niewielkie przedsiębiorstwo dysponuje dość pokaźnym zbiorem dokumentów. Niezależnie od tego, czy jest to jedna szafa z aktami, czy całe pomieszczenie, wypełnione regałami, firma musi zatroszczyć się o bezpieczeństwo zebranych danych.

Jak przechowywać dokumenty w firmie?

Najważniejszy wybór, który stoi przed przedsiębiorcą, dotyczy tego, czy przechowywać akta w swojej siedzibie, czy skorzystać z zewnętrznej pomocy. Bardzo małe firmy przeważnie decydują się na przechowywanie dokumentów na własną rękę. Takie archiwa zazwyczaj zajmują niewiele miejsca i łatwo jest nad nimi zapanować. Problem pojawia się, gdy akta się mnożą i coraz trudniej jest wygospodarować na nie dodatkową przestrzeń. Wyzwaniem jest nie tylko miejsce, ale też i bezpieczeństwo. Wraz z wejściem w życie RODO wielu przedsiębiorców z większą dbałością podchodzi do ochrony danych osobowych, co jest oczywiście pozytywnym trendem. Za nieprzestrzeganie tych europejskich przepisów mogą zostać nałożone bardzo wysokie kary. Aby ich uniknąć lub po prostu nie stresować się ryzykiem złamania przepisów, przedsiębiorcy coraz częściej poszukują usługodawców, którzy wspomogą ich w zabezpieczeniu dokumentacji.

Co oferują firmy zajmujące się przechowywaniem dokumentów?

  1. Bezpieczeństwo

Przedsiębiorcy, którzy zgłaszają się po pomoc do profesjonalnych firm oferujących przechowywanie dokumentów, przeważnie robią to ze względów bezpieczeństwa. Troska o tę kwestię to duże obciążenie psychiczne. Po pierwsze, należy zaplanować odpowiednie procedury i określić zasady postępowania z przechowywaną dokumentacją. Po drugie konieczne jest zadbanie o to, żeby dokumenty znajdowały się w odpowiednich meblach. Wreszcie, dla pełnego bezpieczeństwa, należy też zadbać o ochronę antywłamaniową całego obiektu. Nie wszystkie firmy decydują się realizować wszystkie te kroki. Czasem przeszkodą jest brak środków na tak zaawansowane inwestycje. Innym razem problemem jest po prostu brak kompetencji. Specjaliści, tacy jak firma Rhenus, wiedzą jak zadbać o bezpieczeństwo na każdym tym polu.

  1. Wygoda klienta

Profesjonalne usługi związane z zarządzaniem dokumentacją powinny być tak skonstruowane, żeby w jak najmniejszym stopniu angażować klienta. Pracownicy takich firm przyjeżdżają więc do jego siedziby, przenoszą akta do bezpiecznego pojazdu, a następnie przewożą je do obiektu. Wygoda dotyczy też korzystania z zebranej dokumentacji. Przedsiębiorcy czasem żywią obawy, że przechowywanie dokumentów poza własną siedzibą w jakiś sposób utrudni dostęp do akt. Rzetelne firmy nie dopuszczają do takich sytuacji. Aby zapewnić swoim usługobiorcom komfort płynący z tego, że dokumenty są w zasięgu ręki, udostępniają im do użytku specjalne platformy. Za ich pośrednictwem można zyskać dostęp do akt dwadzieścia cztery godziny na dobę, przez siedem dni w tygodniu.

  1. Kompleksowość

Dokumentacja wymaga różnego typu obsługi. Oprócz przechowywania, przedsiębiorca zobowiązany jest zadbać również o bezpieczną utylizację akt. Warto o tym pamiętać, bo wiele wycieków ma miejsce właśnie na skutek nieodpowiedniego niszczenia dokumentów. Popularną usługą jet także skanowanie i digitalizacja. Dzięki niej przedsiębiorca zyskuje dostęp do zbioru cyfrowych plików, pozwalających na łatwiejsze zarządzanie aktami oraz ich udostępnianie. Warto w tym miejscu wspomnieć również o archiwizacji. Polega ona na uporządkowaniu akt zgodnie ze standardami, stosowanymi przez zawodowych archiwistów. Firmy, które przechowują dokumenty u usługodawcy działającego w tak kompleksowy sposób, mogą przy okazji skorzystać z innych rozwiązań. W efekcie klienci oszczędzają czas i całościowo dbają o swoje zbiory.

Zanim zdecydujemy się na konkretny sposób działania, warto przeanalizować potrzeby naszej firmy. W większości wypadków wybór rzetelnej firmy przechowującej akta to bardzo opłacalne rozwiązanie, dlatego warto wziąć pod uwagę również tę opcję.

Źródło: Rhenus-data.pl

1 Komentarzy

  1. przedsiebiorca 1 maja 2021 at 17:33

    opcja super ale czy każdego na to stać?

Dodaj komentarz

Back to Top